بایگانی وبلاگ

توجه: مطالب این قسمت، از سری مطالبی است که برای آموزش همکارانم با راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری نوشته‌ام.

ارتباط مابین فعالیت‌ها در سیستم اتوماسیون اداری

سؤال: ارتباط مابین فعالیت‌ها در سیستم اتوماسیون اداری چه کارایی دارد؟ به صورت خلاصه می‌توان گفت که به غیر از فعالیت‌های روتین اداری مثل درخواست مرخصی، شاید داشتن یک ارتباط مابین فعالیت‌ها در بسیاری از مواقع راه‌گشا خواهد بود، مثلاً

پست شده در آموزش کاربری اتوماسیون با برچسب:

درخواست ارسال نامه

در این مطلب قصد است که به معرفی و نحوه درخواست نامه ارسالی به بیرون شرکت پرداخته شود.   چرا بهتر است درخواست نامه ارسالی در سیستم ثبت شود؟ در بعضی از موارد پرسنل شرکت نیاز به تهیه‌ی یک نامه

پست شده در آموزش کاربری اتوماسیون با برچسب:

ارجاع فعالیت

ارجاع فعالیت، یکی دیگر از قابلیت‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری است. در این جا لازم است که هر فرد (بیشتر مدیران واحدها) اقدام به ایجاد یک کار با ماهیت ارجاع فعالیت نموده و فرد دیگری را به عنوان مسئول انجام مشخص

پست شده در آموزش کاربری اتوماسیون با برچسب:

معرفی سیستم تایم‌شیت در اتوماسیون اداری

برای ثبت عملکرد با توجه به ماهیت کار و نوع وظایف پرسنل از دو سیستم می‌توان در اتوماسیون استفاده کرد، یکی ثبت گزارش عملکرد (تایم‌شیت) و دیگری از طریق ارجاع کارهای محوله. در این صفحه به معرفی سیستم تایم‌شیت پرداخته

پست شده در آموزش کاربری اتوماسیون با برچسب:

معرفی سیستم دبیرخانه

دبیرخانه در اتوماسیون اداری محلیست برای ثبت تمامی مکاتبات دریافتی و ارسالی اعم از نامه، فکس و ایمیل. جهت ثبت یک نامه دریافتی و یا ارسالی مطابق شکلهای زیر باید عمل نمود.   ۱- واحد | پروژه: دبیرخانه انتخاب شود.

پست شده در آموزش کاربری اتوماسیون با برچسب:

کارتابل

برای رفتن به کارتابل سیستم، بایست بر روی لینک مطابق تصویر زیر کلیک کنید. لینک مستقیم به کارتابل   کارتابل پیش فرض سیستم در حال حاضر (اردیبهشت ۱۳۹۴) دارای سه قسمت به شرح زیر است.   ۱- فعالیتهای ارجاع داده

پست شده در آموزش کاربری اتوماسیون با برچسب:

تاریخچه فعالیت

یکی از جاهایی که می‌شود تاریخچه یک فعالیت را دید، در پایین صفحه همان فعالیت است. در این جا مواردی مانند اقدامات انجام شده، روال محول شدن گردش های کاری و زمانی که هر فرد وظیفه‌اش را انجام داده، لیست

پست شده در آموزش کاربری اتوماسیون با برچسب:

ثبت یادداشت و نحوه مخاطب قراردادن سایر پرسنل

بعد از ایجاد یک فعالیت، هر فردی که دسترسی به فعالیت را داشته باشد می‌تواند برای ذکر نکته یا مطلبی که لازم است به اطلاع سایر افراد برساند از فیلد یادداشت استفاده کند. یادداشت با اینکه در گردش کاری فعالیت

پست شده در آموزش کاربری اتوماسیون با برچسب:

ایجاد زیرفعالیت

در مطلب معرفی اتوماسیون اداری و در قسمت تعاریف، زیرفعالیت به این صورت تعریف شد: زیر فعالیت: همان فعالیت است با این تفاوت که انجام آن بدلیل نیاز برای پیشرفت کار یک فعالیت دیگر است (اصطلاحاً من به آن فعالیت

پست شده در آموزش کاربری اتوماسیون با برچسب:

پیگیری فعالیت

بعد از ایجاد هر فعالیت، بنا به نوع گردش کاری تعریف شده در آن، فعالیت به یک نفر ارجاع داده میشود که اصطلاحاً به وی مجری می‌گوییم. این فرد مسئول انجام فعالیت در آن مرحله است. مطابق شکل زیر برای

پست شده در آموزش کاربری اتوماسیون با برچسب: