تجربیاتی از ایزو ۹۰۰۰ و ممیزی

چند وقت پیش بود که مسئولیت ایزو و گذروندن ممیزی خارجی شرکت به من محول شد، تقریباً سه هفته فرصت داشتم تا هم بفهمم ایزو چه چیزی است و هم اسناد و مدارک مورد نیاز را آپدیت کنم تا شرکت بتونه ممیزی مراقبتی سری دوم رو به عبارتی پاس کند.

اولین کاری که کردم هماهنگی برای یک دوره جهت آشنایی با استاندارد بود، یک تماسی با شرکتی که گواهینامه را برایمان صادر بود گرفتم و در اولین دوره آموزشی که داشتند شرکت کردم. (دوره ممیزی داخلی ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵)

دوره ممیزی داخلی ایزو ۹۰۰۱ در هتل ونوس، مدرس کوروش آذرنیا

دوره ممیزی داخلی ایزو ۹۰۰۱ در هتل ونوس، مدرس کوروش آذرنیا

توی دوره بود که فهمیدم ممیزی داخلی استاندارد چقدر شبیه حسابرسی داخلی است (اصطلاح انگلیسی هر دو  internal Audit است و خیلی هم تعجبی بابت شباهت این دو نباید باشه) در آینده حتماً راجع به شباهت‌های و اینکه چه استفاده‌ای میشود از مکتوبات استاندارد ایزو در مورد ممیزی داخلی برد خواهم گفت، فقط این نکته را داشته باشید که ایزو ۱۹۰۱۱ مستندات مکتوب استاندارد برای «اصول و مبانی ممیزی» است.

دیروز ممیزی خارجی انجام و با یک سری عدم انطباق مینور گواهینامه شرکت برای سال سوم تأیید شد، با این حال بد ندیدم یک نکاتی که می‌تواند برای افرادی که تازه‌کار هستند مفید باشد رو در اینجا بنویسم.

۱- یکی از کارهایی که استاندارد هر شرکتی را که موفق به دریافت گواهینامه شده می‌کند، انجام ممیزی داخلی است. برای انجام ممیزی داخلی در صورتی‌که شرکت بزرگ است بهتره همان روال اجرایی که خود استاندارد بهش اشاره کرده را انجام داد، یعنی اعلان قبلی به واحد ممیزی شونده، برگزاری جلسه افتتاحیه و …، اما در صورتیکه شرکتی کوچک باشد برای گرفتن نتیجه بهتر برای انجام ممیزی داخلی باید به حالت دوستانه و عباراتی نظیر اینکه چون ممیزی خارجی در پیش داریم بهتره قبلش یک مروری با هم داشته باشیم کرد، هر چند که در انجام ممیزی در هر دو حالت دیگر فرق خاصی ندارد و می‌شود واحد مورد بررسی را تا حد بازخواست هم پیش برد :)

۲- بد نیست برای هر واحد توضیح داده شود که منظور از بیان یک سری جملات کلیشه‌ای توسط سرممیز خارجی چیست.

۳- هر واحدی که قرار است ممیزی شود (چه داخلی، چه ممیزی خارجی) باید بتواند یک فرآیند اجرایی خود را با اسناد مثبته شرح دهد و این که چه فرآیندی را واحد برای توضیح انتخاب می‌کند به خود واحد ربط دارد، ولی اینکه نتوانند همان فرایندی که خودشان انتخاب کردند را کامل توضیح دهند منجر به دریافت عدم انطباق و مشکلات آتی خواهند شد.

۴- حاضر کردن یک سری اسناد برای نشان دادن اینکه شما شاخص‌های فرآیندهای واحدهای سازمانتان را بررسی و محاسبه کرده‌اید و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی و یا پیشگیرانه‌ای را متناسب با آن انجام خواهید داد که البته جزو وظایف واحد تضمین کیفیت است.

۵- اگر شرکت کوچک است، احتمالاً وظایف بعضی از قسمتها به صورت تفکیک شده برای واحدهای مختلف تعریف شده است، مثلاً ما واحدی به نام قراردادها رو نداریم و وظایف آن بین مالی و تحقیق و توسعه (امکان سنجی قرارداد) و … تقسیم شده است، پس قبل از ممیزی خارجی حواستان به این قسمت‌ها باشد تا خیلی به مشکل مانند من برنخورید.

۶- یکی از مسائلی که استاندارد و بالطبع ممیزین خارجی همیشه در مورد اون سوال و کنکاش می‌کنند کالیبراسیون ابزار و وسائل مورد استفاده است، مثلاً ممکن است شرکت بابت کالیبره نمودن یک دما سنج قیمتی معادل و یا بیشتر از ارزش خود قطعه بپردازد، اگر مثلاً تعداد خیلی زیادی دماسنج دارید بهتر است برای کنترل هزینه یکی دو تا از آنها را کالیبره کنید و مابقی را با استفاده از همین ابزار کالیبره شده کالیبره نمایید و یا مثل مورد ما با توجه به اینکه کوره و آون در حد هر سال یکی دو بار استفاده میکنید بهتر است یا از بیرون این خدمات را تهیه کنید و یا اینکه مثل ما اعلام کنید که کلاً از این ابزار استفاده‌ای نمی‌کنید و البته بر روی آن‌ها برچسبی برای هشدار عدم استفاده نصب کنید تا ممیز خارجی خیالش بابت کالیبراسیون ابزار راحت باشد.

پست شده در آموزشی

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*

five × = fifteen