درخواست ارسال نامه

در این مطلب قصد است که به معرفی و نحوه درخواست نامه ارسالی به بیرون شرکت پرداخته شود.

 

چرا بهتر است درخواست نامه ارسالی در سیستم ثبت شود؟

در بعضی از موارد پرسنل شرکت نیاز به تهیه‌ی یک نامه رسمی از یکی از مقام‌های شرکت مثل مدیرعامل، مدیر مالی و غیره برای انجام کاری را داشته باشند. در صورتی که شرکت بزرگ بوده و تعداد مکاتباتش زیاد باشد، با گذشت زمان تاریخچه نامه و علت ارسال نامه فراموش می‌شود. برای جلوگیری از این امر لازمست کلیه افراد جهت ارسال نامه از سیستمی که در اتوماسیون اداری تهیه شده است، استفاده نمایند.

در ادامه به معرفی این سیستم پرداخته می‌شود.

مرحله اول: کلیک بر روی دکمه ایجاد

مرحله اول: بر روی ایجاد کلیک شود.

مرحله اول: بر روی ایجاد کلیک شود.

 

مرحله دوم: از منوی باز شده ابتدا گزینه (واحد | پروژه: اداری) و سپس گزینه (نوع فعالیت: درخواست نامه ارسالی) انتخاب شود.

مرحله سوم: مطابق شکل فیلدهای مورد نیاز را تکمیل میکنیم.

فیلد اول: توضیح خلاصه

فیلد دوم: توضیحات، در این قسمت در صورتیکه متن نامه را برای منشی شرکت ارسال نمیکنیم، لازمست حتماً توضیح خلاصه‌ای از محتوای نامه را بنویسیم.

فیلد سوم: فایل نامه را در این قسمت وارد میکنیم.

letter-sending-request

بعد از تأیید نهایی، فعالیت به منشی شرکت ارسال می‌شود، به عبارت دیگر منشی شرکت با مراجعه به کارتابل در قسمت “فعالیتهای ارجاع داده شده به من” می‌تواند این درخواست را مشاهده کند.

assign-to-me

و در نهایت بنا به موضوع و محتوای نامه و هماهنگی با مدیر مربوطه که لازمست نامه از جانب وی امضا شود، می‌تواند فعالیت را تایید و یا رد نماید.

در صورت تأیید لازمست منشی شرکت این فعالیت را با فعالیت جدیدی که برای ثبت این نامه در سیستم مکاتبات شرکت ثبت کرده، مربوط کند تا در هر لحظه از هر کدام از این دو بتوان به فعالیت دیگر رجوع کرد.

توجه: مانند سایر فعالیتهای سیستم اتوماسیون اداری، به فردی که این درخواست را کرده این قابلیت داده شده که با کلیک بر روی انصراف، از ادامه گردش کاری فعالیت جلوگیری نماید.

letter-sending-request-issue

نمایی از یک درخواست ارسال نامه با امضای مدیرعامل

 

در صورت موافقت و صدور نامه درخواستی، منشی می‌بایست طبق روال همیشگی نامه صادره را در سیستم اتوماسیون ثبت کرده و سپس اقدام به برقراری یک لینک بین فعالیت درخواست نامه با مکاتبه صادره نماید (مطابق شکل زیر باید بر روی لینک موافق کلیک نماید).

letter-sending-request-linking

تایید نامه و برقراری یک ارتباط بین نامه صادره با درخواست داده شده

مرحله اول: کلیک بر روی موافقت

مرحله دوم: از بین لینکهای موجود، گزینه “لینک به فعالیت ثانویه (اجرائی)” انتخاب شود.

مرحله سوم: نامه صادره (در سیستم مکاتبات ارسالی شرکت) انتخاب شود. پس لازم است قبل از این مرحله نامه صادره در سیستم ثبت شده باشد.

مرحله چهارم: کلیک بر روی گزینه موافقت

پست شده در آموزش کاربری اتوماسیون با برچسب: