نامه اداری

میخواستم یک نامه ای بنویسم، بین استفاده از عطف یا پیرو برای استفاده شک کردم، یک جستجوئی کردم و به این نتایج رسیدم. علاوه بر اون، یک فایل پاورپوینت دیدم که در مورد نحوه نگارش یک نامه اداری توضیحات خوبی داده بود، که گزیده ای از اونها رو هم در آخر پست نوشتم.

عطـف (بازگشت): عطف، واژه‌ای عربی و مصدر لازم به معنای مایل شدن به چیزی و برگشتگی و بازگشت است. معادل فارسی آن ”بازگشت” یا ”در بازگشت” است. در اصطلاح اداری، هرگاه نامه‌ای از طرف اداره‌ای رسیده باشد و ما بخواهیم به آن پاسخ دهیم یا استناد كنیم یا توجه مخاطب را به آن جلب كنیم، می‌نویسیم : ”عطف به نامة شمارة …… تاریخ …… كه می‌توان به جای كلمة ”عطف” (عربی) ”بازگشت” (فارسی) نگاشت، كه پیش تر هم اشاره كردیم.

پـیـرو : این كلمه از دو جزء ”پی” (اسم) و ”رو” (بن مضارع) ساخته شده و صفت فاعلی مركب مرخم به معنای ”به دنبال رونده” است. وقتی نامه یا نامه‌هایی به جایی فرستاده می‌شود و پاسخ دریافت می‌گردد، در نامه یا نامه‌های بعدی از لفظ ”پیرو” استفاده می‌كنند. مثلاً می‌نویسند

پیرو نامة شمارة 4287 تاریخ 12 بهمن 80 به اطلاع یا به استحضار می‌رساند

پیرو نامه‌های شمارة 21756 و 97142 ، به تاریخ 25 بهمن و 30 اسفند 80 به اطلاع می‌رساند

معانی اصطلاحات و واژگان موجود در نامه های اداری (منبع)

عطف : اگر نویسنده ی نامه بخواهد توجه مخاطب را به نامه یا موضوعی که پیش از آن بیان شده جلب نماید ، این اصطلاح را به کار می برد.

پیرو : وقتی نامه ای به جایی و یا برای مسئولی فرستاده می شود اما پاسخی دریافت نمی گردد و یا پس از ارسال نامه مشخص می شود که نیاز به توضیحات بیشتری بوده است در آغاز نامه یا نامه های بعدی از اصطلاح ” پیرو ” استفاده می کنند . مانند : ” پیرو نامه ی شماره ….. ”

نامه نگاری و مکاتبات اداری (منبع)

 

برخی از ويژگی های يک نامه ی اداری خوب

—با نثری ساده، روشن و صريح و بدون تملق نوشته شده است؛

—خلاصه، قاطع و مستند است؛

—عنوان گيرنده دقيق، مشخص و همرا با احترام است؛

—آغاز مناسب و پايان شايسته دارد؛

—تاريخ، شماره و در صورت نياز پيوست و رونوشت ها دقيق مشخص شده است؛

—اصول نگارشی و ويرايشی در آن رعايت شده است.

 

اجزای نامه ی اداری

—سر لوحه يا سر برگ؛

—نام و عنوان مخاطب نامه؛

—متن نامه؛

—نام و عنوان امضا کننده؛

—گيرندگان رونوشت

 

گيرندگان رونوشت

—برخی از نامه های اداری، علاوه بر مخاطب اصلی، برای اداره ها يا افرادی ديگر نيز فرستاده می شود تا از آن نامه باخبر شوند يا در پيوند با آن بنا بر وظيفه ی خود اقدام کنند. گيرندگان رو نوشت در پايين نامه ی اداری نوشته می شوند و بهتر است به ترتيب اولويت مقام اداری يا به ترتيب حروف الفبا نوشته شوند.

 

بازبينی نامه

—آيا نام و نام خانوادگی و عنوان گيرنده به درستی نوشته شده است؟

—آيا متن نامه نامه روشن، قاطع و صريح است؟

—آيا پيوند مطالب نامه منطقی است؟

—آيا نامه دچار اشکالات نگارشی نيست؟

—آيا درخواست نامه صريح و روشن بيان شده است؟

—چنان چه نامه پيرو نامه ای يا پاسخ به نامه ای ديگر باشد، آيا شماره و تاريخ نامه های پيشين نوشته شده است؟

 

—به کار نبردن واژه های دشوار و ناآشنا

-واصل شد: به دستمان رسيد.

-عودت می گردد: برگشت داده می شود يا بازگردانده می شود.

-مقرون به واقعيت نخواهد بود: با واقعيت همراه نخواهد بود.

-اقدام عاجل به عمل آيد: هر چه زودتر اقدام شود.

-ايفاد می گردد: تقديم می شود.

-اشعار می دارد: به آگاهی می رساند.

-فاقد باشند: نداشته باشند.

-مشاراليه: نامبرده.

-ابواب جمعی: کارمند

-مورخ: تاريخ

-کان لم يکن: فراموش شده يا تمام شده.

-معضل فوق مرتفع خواهد شد: اين مشکل برطرف خواهد شد يا اين مشکل از بين خواهد رفت.

-کمافی السابق: هم چون گذشته

-منعقده: بسته شده/ امضاء شده.

—آتی: آينده

—البسه: پوشاک

—الصاق: چسباندن

—الی: تا

—الی آخر: تا پايان

—امتنان: سپاس گزاری

—امعان نظر: ژرف نگری

—ايضاً: هم چنين

—اياب و ذهاب: رفت و آمد

—باب طبع: دل خواه

—بالاخره: سرانجام

—بطیء: کند

—بالاخص: به ويژه

—بيعانه: پيش پرداخت

—تأسی: پيروی

—تبادل نظر: رايزنی

—تحت اللفظی: واژه به واژه

—تبانی: سازش

—تباين: جدايی

—ضمايم: پيوست ها

—ضيق وقت: تنگی وقت

—ظهرنويسی: پشت نويسی

—ظهراً: در پشت

—ظل: سايه

—عدم موفقيت: ناکامی

—علی الدوام: پيوسته، پياپی

—غير قابل اندازه گيری: سنجش ناپذير

—غير قابل جبران: جبران ناپذير

—فارغ التحصيل: دانش اموخته / دانش آموختگان/ دانش آموختگی

—فوق الذکر: ياد شده

—قابليت: شايستگی

—قيموميت: سرپرستی

—کراراً: پياپی

—تجليل: بزرگداشت

—تذکار: يادآوری

—تشريک مساعی: هم ياری

—تهييج: برانگيختن

—جديدالاحداث: نوساز

—جديدالتأسيس: نوبنياد

—حدود و ثغور: مرزها

—حق العمل: دستمزد

—حق الزحمه: کارمزد

—حيطه: گستره

—خارق العاده: شگفت

—دستورالعمل: راهکار(راهبرد)

—سهل الوصول: آسان ياب

—کماکان: هم چنان

—لااقل: دست کم

—لذا: بنابراين

—لوازم التحرير: نوشت افزار

—لاينفک: جدانشدنی

—لاينقطع: همواره، پيوسته

—ماحصل: دستاورد

—متحدالشکل: همسان، همانند

—متضمن: دربرگيرنده

—متواتر: پی درپی

—مدينه ی فاضله: آرمان شهر

—مرحوم: شادروان

—مستلزم: نياز مند

—مبادرت با انجام آن کرد: آن کار را انجام داد.

—حضور به هم رساندن: حاضر شدن

—تماس حاصل نمودن: تماس گرفتن، تلفن کردن

—تسويه حساب يا تصفيه حساب

—احسن / احسنت

—تکميل نقايص

—الغا/ القا

—لازم به ذکر است: شايان گفتن / ذکر است

—استعفا / استيفا

—روی شما حساب می کنم: انتظار دارم

—نقطه نظر: ديدگاه

—وقت گذاشتن: وقت صرف کردن

 

—پرهيز از دراز نويسی

—برخوردار بودن: داشتن

—به رشته تحرير در آوردن: نوشتن

—به عمل آوردن: کردن

—به قتل رساندن: کشتن

—مورد ستايش قرار د ادن: ستودن

—مورد تشويق قرار دادن: تشويق کردن

—خريداری کردن: خريدن

—مورد تصويب قرار دادن: تصويب کردن

—رأس ساعت: ساعت

 

پيام تبريک

همکار گرامی سرکار خانم / جناب آقای …

موفقيت فرزند سرکارعالی را در هشتمين المپياد رياضی کشور تبريک می گوييم و سربلندی و توفيق روزافزون شما و   خانواده ی محترمتان را از خداوند بی همتا خواستاريم.

 

پيام تسليت

همکار گرامی سرکار خانم / جناب آقای …

خبر درگذشت پدر بزرگوارتان ما را بی اندازه اندوهگين کرد. اميدواريم صبر پيشه کنید و ما را در غم خويش شريک بدانید. از خداوند مهربان برای شما و ديگر باز ماندگان شکيبايی خواهانيم.

 

منبع (فایل پاورپوینت نامه نگاری اداری از دانشگاه شیراز)

 

پی نوشت: با اینکه مطالبی رو که در اینجا کپی کردم، با ذکر منبع جائی بوده که دیدم، دو نکته ذهنم رو درگیر کرده، اول اینکه منبع اولی و دومی توی جستجوی گوگل رنک بالایی دارند اما به نظر نمیاد که خودشون این مطلب رو نوشته باشند و من چون دسترسی به منبع اصلی رو نداشتم ترجیح دادم به همون لینکها اکتفا کردم. نکته دوم هم این بود که طبعاً ذکر مطلب از یک جای دیگه ممکنه مجاز نباشه، یعنی بهترین حالت اینه که بریم و از نویسنده اصلی اجازه بگیریم که آیا مجازیم با ذکر نامتون، مطلب رو بازنشر کنیم یا نه؟ که خب من اینکار رو نکردم : )

پست شده در آموزشی, عمومی
1 نظر برای “نامه اداری
  1. مجید گفت:

    عطف با بازگشت فرق داره

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*

eight × = eighty